Cinco recetas para aprovechar la virtualidad sin rendirse en el intento

Desde el inicio de la pandemia se habla de una “nueva normalidad”. Una normalidad que, desde la educación hasta el trabajo, pasando por las compras y el entretenimiento, pasa por el mundo virtual.

Sin embargo, para muchas organizaciones sociales cuya misión exige un trabajo presencial, la transición hacia la virtualidad ha representado un desafío muy grande.

¿Cómo motivar la participación en entornos virtuales? ¿Cómo lograr mantener a los asistentes enganchados y concentrados durante las sesiones de trabajo virtuales? ¿Qué hacer con las personas que, por falta de conectividad, no pueden tener acceso a las actividades virtuales?

A partir de un hackatón, patrocinado por el programa Aflora de Fundación Bolívar Davivienda, diseñamos cuatro ideas para aprovechar la virtualidad sin rendirse en el intento desde las organizaciones sociales:

1. Cambiar la actitud frente a la virtualidad: no verla como un reemplazo de lo presencial

Sentirse cómodo en la virtualidad implica muchas cosas: desde saber que existe hasta perderle el miedo a la tecnología. Es necesario ver en lo virtual una puerta para abrir espacios que no necesariamente se relacionan con trabajo o estudio, sino que hay que propiciar espacios de ocio y de diversión.

También se puede pensar en incentivos para que la gente se conecte a las actividades (como mandarles un desayuno para que se lo coman mientras participan en la actividad). Pero, sobre todo, hay que tener metodologías claras y objetivos precisos para cada espacio.

La virtualidad es buena si no se abusa de ella (no todo es una reunión, no todo implica conectarse).

Pero lo más importante es ver lo virtual como un entorno con ventajas específicas, y no como un reemplazo alternativo insuficiente de la presencialidad.

Varias organizaciones han encontrado en la virtualidad la posibilidad de conectarse con líderes de otras regiones y de otros países para compartir sus propias experiencias y aprender de las de ellos. Esto no habría sido posible sin la virtualidad.

2. Acompañar la virtualidad con otras estrategias no virtuales

Todas las herramientas virtuales, especialmente para temas de educación y de formación, pueden ir acompañadas de cartillas y otros instrumentos que complementen lo que se haga frente a la pantalla.

También hay que acompañar a las personas que hasta ahora están aterrizando en entornos virtuales: visitarlos a la casa o invitarlos a trabajos en grupo son buenas opciones.

Hay que tener en cuenta, por supuesto, que los obstáculos para acceder a la virtualidad muchas veces se deben a que la gente no tiene computadores o Internet. Dentro de las ideas para superar este problema se propusieron adaptar espacios públicos con computadores y acceso a internet, y buscar alianzas con entidades que faciliten esta infraestructura para las organizaciones que la necesitan.

Cuando se trata de actividades educativas, dado que en una casa por lo general solo hay un computador, es recomendable combinar recursos sincrónicos y asincrónicos, de tal manera que los hermanos puedan turnarse. Un día uno de los hermanos se conecta a la actividad de manera sincrónica y el otro hace su actividad de manera asincrónica (con videos o por Whatsapp), y a la semana siguiente se rotan. Así se soluciona la falta de dispositivos y conectividad de la familia, y se logra que cada uno de los niños logre realizar sus actividades.

3. Medir el impacto de lo que se haga en entornos virtuales, y divertirse haciéndolo

En plataformas de educación y de formación se pueden hacer encuestas de satisfacción y cuestionarios al final de las actividades. Estas permitirán no solo medir cómo se sintieron los participantes en estos entornos, sino también si realmente adquirieron el conocimiento que se les buscaba transmitir. Estas encuestas pueden ser formularios, pero la virtualidad ofrece muchas otras opciones: juegos, acertijos, trabajos colaborativos en tiempo real y a distancia, videos, testimonios, etc.

En este link, por ejemplo, encuentran herramientas para hacer encuestas más dinámicas en tiempo real con los participantes. Acá encuentran una herramienta que crea un muro para que los participantes puedan interactuar en tiempo real y calificar las publicaciones de todos. Y acá hay un repositorio de muchas otras herramientas que pueden utilizarse.

Además de medir el impacto, la virtualidad también debe permitir visualizar mejor estas mediciones y socializar entre todos los involucrados cómo avanzan los procesos y proyectos de las organizaciones.

Los participantes del hackathon sugirieron que las evaluaciones después de una actividad virtual no sean las encuestas tradicionales, que pueden ser largas y poco entretenidas, sino diseñar encuestas con imágenes que inviten a los participantes a manifestar su satisfacción durante la actividad; en un segundo momento, se puede diseñar un caso al que se le debe aplicar el conocimiento que adquirieron, y la idea es validar si lo lograron o no.

Al final, lo que tenemos son unos participantes que se divierten al mismo tiempo que permiten medir el éxito de una actividad.

4. Garantizar que todos los que participan en las actividades virtuales se sienten involucrados

Es clave especificar los objetivos de cada actividad (ya sea una tarea o una reunión) y diseñar metodologías en las que todos los participantes se sientan involucrados. Hay que reconocer la participación de todos. Escuchar y sentirse escuchado es clave para que la experiencia sea enriquecedora.

Para ello, reconocer a todos los que se conectaron, escuchar y responder las preguntas y demás intervenciones, abrir espacios de diálogo entre grupos pequeños y aprovechar los distintos canales de comunicación que permiten las plataformas virtuales (como los chats o las reacciones en Zoom, por ejemplo) son buenas alternativas para que todos los participantes se apropien del espacio virtual.

Todas las personas son diferentes, pero siempre es clave, al inicio de la semana, hacer horarios específicos para el trabajo, el estudio, el tiempo libre y la familia. Además de tener claros los tiempos de cada actividad, puede haber incentivos para hacerlas y cumplirlas (que a uno le llegue una cerveza o un helado cada vez que cumple una actividad, por ejemplo). Eso llevará a un equilibrio en la vida de las personas y se logrará que estén presentes en todas las actividades planteadas.

5. Otras recomendaciones para hacer actividades virtuales

• Procurar diseñar varias actividades cortas. Uno pierde el enfoque si está tanto en frente de una pantalla.
• Hacer una invitación atractiva a todas las actividades virtuales que se planeen. Desde la invitación es que una persona decide involucrarse o no.
• Invitar a gente distinta a la habitual. Eso enriquece las discusiones y la experiencia.
• Hay que prepararse bien. Tener muy claro qué se va a hacer, con qué herramienta se va a trabajar, etc. Perder tiempo de la actividad en estos temas es mortal.
• Tener preparado un documento en el que se consigne todo lo que está ocurriendo durante la sesión. Eso permite conservar la memoria del encuentro.
• Hay que tener un propósito claro para la experiencia y encaminar las actividades a alcanzar ese propósito.
• Propiciar el trabajo en grupos pequeños. La gente se involucra más cuando puede participar más.
• Usar el chat y otros canales para invitar a la participación de todos los que se conecten.
• Alguien tiene que encargarse de la parte técnica, alguien debe encargarse de tomar notas o hacer la relatoría, y otra persona debe liderar la sesión. Eso facilita que cada uno se enfoque en una cosa específica y todo fluya mejor.
• Y, sobre todo, perderle el miedo. Hay que soltar un poco el control de la situación y dejar que fluya la actividad. En las cosas inesperadas es donde surgen las mejores ideas.